Bagian dari seri tentang
Akuntansi
Daya beli konstan Biaya historis Manajemen Pajak
Jenis utama Audit Anggaran Biaya Forensik Keuangan Dana Pemerintahan Manajemen Sosial Pajak
Konsep utama Periode akuntansi Akrual Daya beli konstan Entitas ekonomi Nilai wajar Kelangsungan usaha Biaya historis Prinsip penandingan Materialitas Pengakuan pendapatan Unit hitung
Akun pilihan Aset Kas Harga pokok penjualan Penyusutan / Amortisasi (bisnis) Ekuitas Beban Goodwill Liabilitas Laba Pendapatan
Standar akuntansi Prinsip yang berlaku umum Standar audit yang berlaku umum Konvergensi Standar Pelaporan Keuangan Internasional Standar Audit Internasional Prinsip Akuntansi Manajemen
Laporan keuangan Laporan tahunan Neraca Arus kas Ekuitas Laba rugi Diskusi manajemen Analisis laporan keuangan
Pembukuan Rekonsiliasi bank Debit dan kredit Sistem berpasangan FIFO dan LIFO Jurnal Buku besar / Buku besar umum Neraca saldo
Pengauditan Keuangan Internal Firma Laporan Undang-Undang Sarbanes–Oxley
Tokoh dan organisasi Akuntan Organisasi akuntansi Luca Pacioli
Perkembangan Sejarah Penelitian Akuntansi positif Undang-Undang Sarbanes–Oxley
Pelanggaran Kreatif Manajemen laba Akun galat Hollywood Di luar neraca Pembukuan ganda
l b s

Buku besar umum (bahasa Inggris: general ledgercode: en is deprecated , disingkat GL) adalah catatan akuntansi utama yang mengelompokkan transaksi suatu entitas ke dalam akun-akun individual dan menyimpan saldo masing-masing akun. Transaksi yang telah dicatat dalam jurnal diposting ke akun terkait di buku besar sehingga informasi mengenai aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban dapat dihimpun untuk penyusunan neraca saldo dan laporan keuangan. OpenStax mendefinisikan general ledger sebagai catatan setiap akun beserta saldonya, sedangkan dokumentasi sistem akuntansi modern seperti Microsoft Dynamics 365 mendeskripsikannya sebagai register entri debit dan kredit yang diklasifikasikan menurut akun dalam bagan akun.^[1][2]

Buku besar umum merupakan unsur pokok pembukuan berpasangan. Setiap transaksi dicatat melalui jumlah debit dan kredit yang seimbang sehingga dampaknya terhadap akun dapat ditelusuri. Literatur akuntansi keuangan menempatkan pencatatan jurnal, posting ke buku besar, penyusunan neraca saldo, penyesuaian, dan penyusunan laporan keuangan sebagai tahapan utama dalam siklus akuntansi.^[3] Dalam sistem terkomputerisasi, buku besar umum biasanya merupakan modul pusat yang menerima posting dari jurnal manual maupun dari buku pembantu dan subsistem seperti piutang, utang, aset tetap, persediaan, penggajian, dan kas.^[4]

Sejarah

Penggunaan buku besar memiliki akar panjang dalam sejarah pembukuan berpasangan. Catatan Venesia yang masih bertahan dari awal abad ke-15 telah menunjukkan bentuk buku besar debit–kredit yang maju. Institut Akuntan Sewaan di Inggris dan Wales (ICAEW) mencatat bahwa praktik pembukuan Venesia tersebut kemudian dijelaskan secara sistematis oleh Luca Pacioli dalam Summa de arithmetica pada 1494.^[5]

Dalam sistem yang dijelaskan Pacioli, transaksi dipindahkan dari memorandum ke jurnal dan kemudian ke buku besar. Perkembangan berikutnya menyempurnakan prosedur penutupan akun. Buku Nieuwe instructie karya Jan Ympyn Christoffels pada 1543, misalnya, memuat contoh akun dan memperkenalkan penggunaan akun saldo serta prosedur penutupan buku besar yang kemudian menjadi praktik umum dalam literatur pembukuan Eropa.^[6]

Bentuk fisik buku besar pada masa lalu berupa buku dengan halaman atau lembar khusus untuk setiap akun. Pada abad ke-20, mesin pembukuan dan kemudian komputer menggantikan sebagian besar pemrosesan manual. Walaupun medianya berubah menjadi basis data dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), konsep dasar akun, posting, saldo, rekonsiliasi, dan jejak transaksi tetap dipertahankan.

Struktur

Akun dalam buku besar biasanya disusun menurut bagan akun (chart of accounts). Bagan akun memberikan nomor, nama, dan klasifikasi bagi setiap akun sehingga transaksi dapat dicatat secara konsisten. Microsoft Dynamics 365 menjelaskan bahwa entri buku besar diklasifikasikan menggunakan akun-akun dalam bagan akun, sedangkan SAP menggunakan data induk akun buku besar untuk menentukan fungsi akun dan mengendalikan cara transaksi diposting serta diproses.^[2][7]

Secara umum akun dikelompokkan menjadi:

• aset, seperti kas, piutang, persediaan, dan aset tetap;
• liabilitas, seperti utang usaha dan pinjaman;
• ekuitas, termasuk modal dan laba ditahan;
• pendapatan;
• 'beban; dan
• akun lain yang diperlukan oleh entitas, termasuk akun kontra, akun memorandum, atau akun pengendali.

Setiap akun buku besar dapat memuat tanggal transaksi, nomor atau referensi dokumen, uraian, jumlah debit, jumlah kredit, saldo berjalan, sumber transaksi, serta informasi dimensi seperti unit bisnis, pusat biaya, proyek, produk, atau lokasi. Sistem modern dapat memperluas struktur akun dengan dimensi keuangan agar satu transaksi dapat dianalisis menurut lebih dari satu sudut pandang tanpa harus membuat akun baru untuk setiap kombinasi kebutuhan pelaporan.^[8]

Debit, kredit, dan saldo

Dalam pembukuan berpasangan, setiap jurnal terdiri atas sedikitnya satu debit dan satu kredit dengan total yang sama. Posting memindahkan dampak jurnal tersebut ke akun-akun buku besar yang sesuai. Oracle mendefinisikan posting jurnal sebagai proses yang memperbarui saldo akun buku besar agar mencerminkan transaksi bisnis dan menyediakan data untuk pelaporan keuangan.^[9]

Saldo normal suatu akun bergantung pada klasifikasinya. Aset dan beban umumnya mempunyai saldo normal debit, sedangkan liabilitas, ekuitas, dan pendapatan umumnya mempunyai saldo normal kredit. Namun, akun kontra mempunyai arah saldo normal yang berlawanan dengan akun terkait, misalnya akumulasi penyusutan sebagai kontra-aset.

Jumlah debit yang sama dengan jumlah kredit menjaga persamaan akuntansi tetap seimbang, tetapi keseimbangan tersebut tidak membuktikan bahwa semua transaksi telah dicatat secara benar. Transaksi dapat diposting ke akun yang salah, tidak dicatat sama sekali, dicatat dua kali, atau dicatat dengan jumlah yang sama pada sisi debit dan kredit yang keliru tanpa menyebabkan neraca saldo tidak seimbang.

Proses pencatatan

Buku pembantu dan akun pengendali

Buku besar umum biasanya tidak menyimpan seluruh rincian transaksi pada tingkat pelanggan, pemasok, barang, atau aset. Rincian tersebut dapat disimpan dalam buku pembantu (subsidiary ledger atau subledger). Akun pada buku besar yang mewakili total dari suatu buku pembantu disebut akun pengendali.

Contoh umum meliputi:

• buku pembantu piutang usaha, dengan akun pengendali piutang usaha di buku besar;
• buku pembantu utang usaha;
• register aset tetap;
• sistem persediaan;
• penggajian; dan
• sistem proyek atau kontrak.

Kieso, Weygandt, dan Warfield menjelaskan penggunaan akun pengendali dan buku pembantu sebagai cara menyimpan detail transaksi sambil mempertahankan saldo ringkas dalam buku besar umum.^[3] Dalam sistem SAP, misalnya, posting pada utang dan piutang secara bersamaan memperbarui akun terkait di buku besar umum berdasarkan jenis transaksi.^[16]

Saldo gabungan buku pembantu harus direkonsiliasi secara berkala dengan akun pengendali. Perbedaan dapat menunjukkan transaksi yang belum diposting, kesalahan pemetaan akun, transaksi duplikat, masalah antarmuka, atau koreksi yang dilakukan hanya pada salah satu sistem.

Rekonsiliasi dan pengendalian internal

Rekonsiliasi buku besar merupakan proses membandingkan saldo akun dengan catatan pendukung atau sumber independen. Contohnya, akun kas dibandingkan dengan laporan bank melalui rekonsiliasi bank, piutang dibandingkan dengan buku pembantu pelanggan, dan saldo aset tetap dibandingkan dengan register aset.

Rekonsiliasi membantu mendeteksi kesalahan dan merupakan unsur penting pengendalian pelaporan keuangan. Dalam sistem terkomputerisasi, pengendalian juga dapat mencakup:

• hak akses berdasarkan peran;
• persetujuan jurnal;
• pembatasan periode posting;
• validasi kombinasi akun dan dimensi;
• nomor dokumen dan jejak sumber;
• jurnal pembalik otomatis;
• laporan pengecualian; dan
• pencatatan perubahan pada data induk serta transaksi.

Oracle menyediakan laporan jurnal dan saldo buku besar yang menampilkan aktivitas posting dan saldo akun, sedangkan sistem lain menyediakan fungsi serupa untuk membantu penelusuran transaksi.^[17]

Jejak audit

Salah satu fungsi penting buku besar adalah menyediakan jejak audit (audit trail) dari saldo laporan keuangan kembali ke transaksi sumber. Dokumentasi SAP menjelaskan buku besar sebagai catatan lengkap transaksi bisnis dan menyatakan bahwa transaksi individual dapat diperiksa melalui dokumen asli, item baris, jurnal, serta angka transaksi pada berbagai tingkat.^[18]

Jejak audit memungkinkan auditor dan manajemen menelusuri bagaimana suatu saldo terbentuk, siapa yang memasukkan atau menyetujui jurnal, dokumen sumber apa yang mendukung transaksi, dan apakah terdapat jurnal penyesuaian atau koreksi sesudahnya. Dalam sistem manual, fungsi ini bergantung pada nomor referensi silang; dalam sistem digital, tautan antara dokumen, jurnal, buku pembantu, dan buku besar dapat dipertahankan secara elektronik.

Sistem elektronik dan ERP

Dalam perangkat lunak akuntansi dan sistem ERP, buku besar umum biasanya menjadi pusat konsolidasi informasi keuangan. Jurnal dapat berasal dari transaksi manual maupun modul lain, dan posting mengubah saldo akun secara waktu nyata atau melalui proses batch.

Microsoft Dynamics 365 menyatakan bahwa buku besar digunakan untuk mendefinisikan dan mengelola catatan keuangan suatu badan hukum, dengan entri debit dan kredit yang diklasifikasikan melalui bagan akun.^[2] Oracle memungkinkan transaksi buku pembantu ditransfer atau langsung diposting ke buku besar, tergantung konfigurasi dan hak akses.^[4]

Sistem modern juga dapat memiliki lebih dari satu ledger untuk tujuan berbeda. SAP S/4HANA, misalnya, mengenal leading ledger, non-leading ledger, dan extension ledger, yang dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan pelaporan berdasarkan prinsip akuntansi atau sudut pandang yang berbeda.^[19]

Buku besar standar pada sektor publik

Konsep buku besar umum juga digunakan dalam akuntansi sektor publik. Di Amerika Serikat, Bureau of the Fiscal Service pada Departemen Keuangan mengelola United States Standard General Ledger (USSGL), yang menyediakan bagan akun seragam dan panduan teknis untuk menstandardisasi akuntansi lembaga federal.^[20]

USSGL mencakup bagan akun, definisi akun, transaksi akuntansi, atribut, serta pemetaan ke laporan pemerintah. Deskripsi setiap akun dapat mencantumkan judul, nomor akun, saldo normal debit atau kredit, dan definisinya.^[21] Contoh tersebut menunjukkan bagaimana prinsip buku besar dapat distandardisasi untuk kebutuhan konsolidasi dan pelaporan pada organisasi yang sangat besar.

Hubungan dengan laporan keuangan

Saldo buku besar menjadi sumber utama penyusunan laporan keuangan. Secara umum:

• akun aset, liabilitas, dan ekuitas digunakan dalam neraca;
• akun pendapatan dan beban digunakan dalam laporan laba rugi;
• akun kas dan informasi tambahan digunakan untuk menyusun laporan arus kas;
• perubahan akun ekuitas mendukung laporan perubahan ekuitas; dan
• rincian serta rekonsiliasi akun mendukung catatan atas laporan keuangan.

Buku besar tidak secara otomatis menghasilkan laporan keuangan yang sesuai standar hanya karena debit dan kreditnya seimbang. Penyusunan laporan tetap membutuhkan klasifikasi, penilaian, penyesuaian, eliminasi, konsolidasi, dan pengungkapan yang sesuai dengan kerangka akuntansi yang berlaku.

Dalam organisasi dengan banyak entitas, saldo buku besar entitas dapat dikonsolidasikan dengan melakukan eliminasi transaksi dan saldo antarperusahaan sebelum laporan konsolidasian disusun.

Keterbatasan dan sumber kesalahan

Kesalahan pada buku besar dapat timbul dari:

• salah memilih akun;
• jumlah atau mata uang yang salah;
• jurnal ganda;
• periode pencatatan yang salah;
• transaksi tidak diposting;
• pemetaan buku pembantu yang salah;
• jurnal manual tanpa dukungan memadai;
• kesalahan data induk;
• kegagalan antarmuka sistem; atau
• transaksi yang sengaja dimanipulasi.

Neraca saldo hanya mendeteksi sebagian kesalahan aritmetika. Kesalahan klasifikasi yang mempunyai debit dan kredit sama, transaksi yang dihilangkan seluruhnya, atau dua kesalahan yang saling meniadakan dapat tetap menghasilkan neraca saldo yang seimbang. Oleh karena itu, rekonsiliasi, penelaahan jurnal, analisis varians, dan pengendalian akses dibutuhkan selain pemeriksaan keseimbangan debit-kredit.

Contoh sederhana

Misalkan suatu perusahaan memulai periode dengan kas Rp100 juta dan modal Rp100 juta. Setelah membeli persediaan tunai Rp20 juta dan kemudian menjual sebagian persediaan seharga Rp15 juta secara tunai dengan harga pokok Rp9 juta, buku besar dapat mencatat:

Contoh tersebut memperlihatkan bahwa satu transaksi dapat memengaruhi beberapa akun, sedangkan buku besar mempertahankan saldo kumulatif setiap akun. Dalam praktik, saldo awal dan seluruh transaksi periode akan ikut menentukan saldo akhirnya.

Lihat pula

• Jurnal (akuntansi)
• Neraca saldo
• Pembukuan berpasangan
• Bagan akun
• Buku pembantu
• Rekonsiliasi bank
• Siklus akuntansi
• Sistem informasi akuntansi
• Laporan keuangan

Referensi

Bacaan lebih lanjut

• Kieso, Donald E.; Weygandt, Jerry J.; Warfield, Terry D. (2022). Intermediate Accounting (Edisi 18). Wiley. ISBN 9781119790976.
• "The U.S. Standard General Ledger". U.S. Department of the Treasury, Bureau of the Fiscal Service.
• "General Ledger Accounting (FI-GL)". SAP.